En estos días, ayudando a unos clientes amigos a ordenar su libro de caja, se me ocurrió escribir este artículo que puede resultar de utilidad.
El artículo en particular lo pensé dirigido a los “tesoreros” de comisiones, asociaciones, cooperativas, etc.
Lo pensé así, pues por lo general son personas que trabajan de manera honoraria (que a su vez trabajan para una institución sin fines de lucro), con mucha buena voluntad, que se le da bien eso de “sacar cuentas”, pero no tanto así llevar su registro… y ahí comienzan los enredos! 😊
Hago la aclaración anterior, dado que este artículo en términos estrictamente contables, tendrá ítems claramente discutibles 😉
Entonces veamos…
¿Qué es y para qué sirve?
El “libro de caja” por definición es “un libro o documento en el que se anotan las entradas y salidas de dinero de una empresa o institución”.
Y si bien, es un libro contable que se utiliza para diferentes fines (finanzas, tributación, contabilidad, etc.), a los efectos prácticos de este artículo nos quedaremos con la primera definición clara, sin profundizar en el resto de las definiciones y/o aplicaciones.
Vale remarcar que es un libro en donde se registra todas las operaciones que realiza la empresa o institución, en las que interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.
En fin, resumiendo, es el libro que lleva “el manejo del dinero”.
¿Qué tiene que tener?
Las “partes” del libro no son tantas ni muy complejas, pero tienen un par de términos que generan confusión 😊
En cada hoja (o cada “ejercicio”), se tiene que tener:
- Un saldo inicial (que se “copia” del final anterior).
- Un saldo final (que surge de la suma y restas de entradas y salidas).
- Las líneas de registro, que suelen tener: Fecha, concepto, debe, haber y saldo.
Aquí, en los famosos términos “Debe” y “Haber”, suele existir confusiones y quiero hacer un breve paréntesis.
La confusión viene porque muchas veces la gente suele asociar la palabra “debe” con “lo que yo debo” y con eso se suele confundir si es una entrada o salida 😊
Estos términos no son así porque a los contadores nos guste llamar las cosas “al revés”, sino que, según algunas versiones, tiene una connotación histórica que data de los bancos medievales, donde el banquero anotaba desde su punto de vista y lo hacía así:
- Cada vez que un cliente dejaba dinero en depósito, el banquero anotaba en el libro Diario la operación.
De esta forma se refleja la cantidad que el banquero debe dar (debet dare, en latín) al cliente. - Cada vez que el cliente acude al banquero a retirar el dinero dejado en depósito. Como el cliente es acreedor, entonces debe recibir o tener (debet habere, en latín) el dinero solicitado. Lo que, en realidad para la caja del banquero es una salida de fondos.
Por lo anterior, es que en particular a mí me gusta llamar a esas columnas “Ingresos y Egresos” o “Entradas y Salidas”. De ese modo, me parece que todo el mundo lo entiende a “simple vista”.
Retomando lo de las “partes” y cerrando, resta decir que por lo general es un libro que lleva un cierre diario, semanal, quincenal y/o mensual, dependiendo del volumen de movimientos que se tengan. Incluso en los libros “en papel” (que se siguen utilizando) se puede hacer un cierre “por hoja”.
¿Qué debo registrar?
Lo primero que hay que entender es qué tengo que anotar; y eso es, ni más ni menos que el dinero que entra y sale, o sea todo lo que “mueve” Caja.
Muchas veces, eso se confunde con el ingreso de comprobantes. Suele estar esa confusión dado que muchas veces se utiliza el mismo libro de caja para comprobar que se está gastando el dinero justificadamente.
No está mal hacerlo, pero hay que tener claro que son dos tareas distintas.
A modo de ejemplo práctico:
- El día 15/5 voy a la tienda y me dan una factura crédito (Nro. 1) por $ 100. (¡Atención! No pagué, no utilicé dinero).
- El día 20/5 voy a la misma tienda y me dan otra factura crédito (Nro 2) por $ 300. (¡Atención nuevamente! No pagué, no utilicé dinero).
- El día 3/6 voy a la tienda y PAGO (cancelo mi deuda) y probablemente me entregan un recibo por $ 400.
Entonces, ¿qué anoto?, ¿con qué fecha?, ¿en la caja de mayo o la de junio?
A los efectos del libro de caja (que es el propósito de este artículo), lo que tengo que anotar es el PAGO (que fue cuando realmente utilicé dinero). O sea, anoto que el día 3/6 se hizo un pago a la tienda por $ 400 (pudiendo aclarar que es para cancelar facturas de crédito Nros 1 y 2).
Lo demás, es la otra tarea que sería la de revisar que se haya utilizado el dinero de “forma correcta”.
En conclusión, tengo que anotar el dinero que entra y que sale.
¿Qué hago con el Banco?
Realmente caja y banco, son dos “libros” distintos; y en verdad lo más simple es llevar dos libros separados, donde si hago un depósito de efectivo al banco, es una salida del libro de caja y una entrada del libro de banco; y viceversa.
Pero en la práctica, se suele registrar todo junto, dando como resultado el total de dinero disponible de la empresa.
Concluyendo
El libro de caja debe reflejar todo movimiento de dinero (entradas y salidas) en la fecha correspondiente al movimiento, logrando de ese modo saber con exactitud el dinero con el que cuenta la empresa en un momento determinado.
Espero les sea de utilidad y cualquier duda, nos pueden contactar!.